voor

 

Eenvoudig boekingen synchroniseren tussen Outlook & TOPdesk!

De Outlook Room / Resource Booker noemen we al snel “de ORB”.  Met de ORB maken wij het synchroniseren van boekingen tussen Outlook en TOPdesk eenvoudig!

Uiteraard komt er wel wat bij kijken en we nemen je graag mee in wat er met de ORB kan, wat hiervoor nodig is, hoe het binnen je organisatie gaat passen en welke afwegingen je moet maken. 

Vaak speelt de mate van beheer een rol. Hoeveel tijd kun je besteden aan het beheren van de ORB? Een belangrijk aspect bij het implementeren en gebruik van de ORB. 

Vaak heeft het ook even tijd nodig om je bewust te worden dat Outlook geen TOPdesk is en andersom. Het zijn verschillende systemen met eigen spelregels. De afstemming tussen deze spelregels is een belangrijk onderdeel van de implementatie van ORB. Neem dus de tijd om dit binnen je organisatie kenbaar te maken en eventueel in een kennisitem te borgen.

We hebben het veel over boekingen. Onze definitie van een boeking is: “Een afspraak die gepland wordt, in een ruimte, met meerdere personen”.

Onderstaande introductie geeft een goed beeld van onze ORB. 

Hier leggen we uit hoe je dit kan gaan boeken en hoe het werkt: 

Je vindt hier de belangrijkste informatie overzichtelijk bij elkaar. Je kunt op een tabblad klikken om meer informatie te krijgen.

Bij de ORB is het erg belangrijk om de juiste keuze te maken voor 1 of 2 weg synchronisatie. Ons advies is om primair van 1-weg synchronisatie van Outlook naar TOPdesk uit te gaan.  Met de ORB synchroniseer je boekingen tussen Outlook en TOPdesk. De ORB kunnen we op verschillende manier inrichten. Elke opzet heeft z’n voor- en nadelen.  We hebben dit voor je op een rij gezet!

Om er zeker van te zijn dat we elkaar goed begrijpen en dat je goed weet wat er gaat gebeuren, hebben we zoals gezegd voorafgaand aan de implementatie een intake-sessie. Hierin vragen we o.a. gegevens over jullie huidige inrichting en leggen we een aantal wensen vast. Zo weten we waar we staan en wat jullie bijvoorbeeld nog moeten voorbereiden. Na deze intake-sessie, kan onderstaand formulier ingevuld en verstuurd worden. Een goed begin is het halve werk!

INTAKE

Met dit formulier nemen we de gegevens door
die nodig zijn om de ORB te implementeren

GO-LIVE

Met dit formulier nemen we de gegevens door
die nodig zijn om de ORB implementatie
af te ronden en live te gaan! .